工作中每週我都要跟老闆開一次「週會」。
週會的報告內容每次都不同,有時候是某檔活動成效,或是針對特定主題的分析。剛開始寫週會簡報,我至少都要花 3 小時撰寫、修改,不過經過多場週會後,我逐漸抓到寫簡報的技巧。
這不僅提升工作效率,我也越來越了解老闆想在簡報中看到的重點有哪些。
今天的文章要跟讀者分享,簡報內容需要具備的三個重點:
- 簡介當前情況、背景
- 提供數據、圖表佐證
- 提供 Action Plan, 解決方案
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簡介當前情況、背景
老闆每週參與的會議有幾十場,當你準備報告時,不妨以兩、三句話提醒他,你為什麼要報告這個主題。
這麼做很像寫作文時「起承轉合」中的「起」。在正式進入主題前,需要先「前情提要」,讓大家了解重要的背景資訊。
舉例來說:
- 你準備報告活動成效 >> 告訴老闆活動的時間、目的,以及其他重要資訊
- 你準備報告跟廠商的合作進度 >> 告訴老闆上次開會時,他提到每週都要追進度,所以你現在要跟他報告
- 你準備請老闆審核某個預算 >> 告訴老闆審這項預算的目的
如果你要報告的事項屬於 BAU (Business As Usual),每週開會都會提到,那麼你可以說這週例行報告某主題。
提供數據、圖表佐證
我們常聽到的「看數字說話」、data driven,就是在說明在導出結論前,先把數字端上來再說!
數據與圖表的佐證會根據你的簡報目的而有所不同,如果你只是要放上某個活動成效,那麼就可以提供這場活動的參與人數、銷量、瀏覽數等數據。
不過數據該怎麼放呢?
最基本就是以表格形式展現(如下圖),如果時間充裕,你也可以美化成長條圖、圓餅圖等等。
然而你發現了嗎?
如果只是單純放數字,大家很難從一堆數字中找出重點。舉例來說:你想強調四月的業績表現很好,大家的目光會先聚焦在 200,043 的總金額,然後再跟其他月份相比。
除非有必要放上實際數字,否則簡報中會更偏好以百分比來表示,因為結果更加一目了然。
從下面這張圖表,你馬上就可以看出,四月的表現比三月成長 47.1%,這也意味著表現很好。
💡實用簡報技能:數據圖表中好看的色階應用怎麼做?
你也可以針對簡報中會提到的內容以粗框標示,幫助大家在你報告時快速地抓到重點。
提供 Action Plan、解決方案
在分析完數據之後,最重要的便是:So What?
So What 可以是你接下來想申請多少預算、會做哪些分析、預計跟什麼部門合作等等。老闆在聽完一長串的分析之後,他想知道的重點就是:那接下來要採取哪些行動?
如果你在簡報中提到:品牌舊客對比去年正在流失,那麼 Action Plan 可以是發折扣較深的優惠券給這些流失會員;如果你想跟老闆申請預算,那麼在報告完計畫之後,Action Plan 就是確認目前的申請數目是否 ok。
在公司的商業分析中,Action Plan 可說相當重要。即使你做再多分析,如果不能套用到公司現有模式落地執行,那麼一切就只是空談。
總結
當你的簡報中包含以下三大重點,就具備一定程度的完整性:
- 當前情況、背景
- 數據、圖表佐證
- Action Plan, 解決方案
即使寫了好幾週簡報,我仍覺得要提出 Action Plan 並不是件容易的事情。
過程中,需要不斷地思考該怎麼做來改善這個問題,還可以做哪些分析來拆解?其中也不乏需要與同事、主管進行討論。
正因如此,在寫簡報上一直都有能進步的空間,也能訓練自己從商業角度思考每一次簡報的產出!
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