職場簡報怎麼做? 3招學會顧問做簡報的技巧

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今天文章的靈感源自近期看的《BCG問題解決力》這本書，其中一個篇章在介紹簡報相關的技巧，包含如何製作簡報、怎樣向顧客進行presentation等等。

恰巧我的主管近期在團隊會議中，也提出了大家在製作簡報時可以優化的地方。因此，藉著這個機會想跟各位讀者分享「如何製作簡報」這個主題。

今天的文章主要會分成三個方向來討論：

• 建立簡報思維(Mindset)
• 建立簡報框架
• 如何產出簡報內容

如果你準備好了，就趕快跟我們一起看下去吧！

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建立簡報思維

相信大家應該都看過蘋果公司賈伯斯的簡報吧？價伯斯式的簡報風格在每一頁只會有1~2行字，在他的presentation過程中基本上都是靠著個人魅力撐起整場講座。

然而，你我都不是賈伯斯（笑）。

你所製作的這份簡報在會議結束後，可能會分享給沒有參加會議或其他部門的同事。如果這份簡報走的是賈伯斯式風格，那麼多數人在拿到簡報後會一頭霧水。

因此，簡報思維中想強調第一點是：資訊內容要盡量清楚完整。你要想像即使大家沒有出席這場會議，當他們閱讀簡報時依然能看得懂這份簡報。

其次，我們時常認為簡報的美觀、簡報者的台風是成功的重要因素，不過其實簡報本身的內容以及它所帶出的insights也同樣重要。

因此，接下來我們會談到如何建立簡報框架、製作簡報。

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建立簡報框架

建立完簡報思維後，先別急著著手製作簡報。在開始之前，有幾件事情需要先釐清：

• 簡報目的：這場簡報的目的是什麼？是更新專案進度、向老闆提案、分享市場調查結果？
• 聽眾是誰：這場簡報主要的決策者是誰？是你的主管、經理還是總部的老闆？
• 希望促成的結果：這場簡報結束後，你希望老闆從提案中選擇其中一個？批准某專案的預算？還是著手開發某項新產品？

有了以上幾個方向後，接著可以開始構建簡報的storyline，構建的過程中你可以使用「金字塔原理」幫助你更有邏輯地去分析。

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金字塔原理

金字塔原理有別於一般溝通、書寫時先提供證據、說明論點，最後才引出結論的邏輯。相反地，它會在一開始就用結論破題，接著再提到論點、證據。

向老闆、客戶簡報時金字塔原理更是被廣泛應用，由於對方在時間有限的情況下，會希望優先了解整場簡報的重點，也就是你的結論到底是什麼。

除了在簡報上可以套用金字塔原理之外，平時跟主管溝通、面試、思考解決問題的方式也都十分適用。下面我們舉個範例套用此模型：

當你在架構storyline時，就可以先點出結論：讓員工居家辦公能提升工作滿意度。再分別帶到以下三個論點，以及對應的證據、數據來佐證。

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如何產出簡報內容

初步完成簡報的框架之後，接下來我們要正式進入製作簡報的過程了！

相信多數人應該都有製作簡報的經驗，所以這邊會主要highlight幾點在做簡報時應該要留意的地方。

每張簡報溝通一個重點

前面在簡報思維中提到：簡報的資訊內容要盡量清楚完整，然而這並不意味著我們要將每張簡報都塞滿資訊。

以上面範例來說，若簡報的目的是想傳達：讓員工居家上班能提升工作滿意度。在後面幾頁簡報中，應該分別溝通：1) 節省通勤時間、2) 工作地點不受限、3) 自由選擇工作服裝這三個論點。

你可以選擇將每個論點放在一頁簡報上，但是千萬不要把三個論點&證據全部放在同一頁簡報。

這麼做的目的是讓聽眾能更好地閱讀、吸收你所要傳達的資訊，同時也能搭配你簡報時所闡述的邏輯進行。

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運用MECE原則

「你這裡有MECE嗎?」我的主管在改簡報時會對著我們這樣說。

MECE的英文全稱是”Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”，代表著「相互獨立、毫無遺漏」，也有人說「不重複、不遺漏」。這是甚麼意思呢？讓我們來舉個例子。

在製作簡報時，如果你要進行分類、分群，要注意內容是否符合MECE原則，如此才能提升簡報的邏輯喔！

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每頁都寫 Executive Summary

什麼是 Executive Summary ? 簡單來說，就是用一句話總結那頁PPT的重點。

通常我們在製作簡報時，會將Executive Summary 放在簡報最上方一目了然的位置。至於為什麼要寫Executive Summary呢?

其實這麼做主要能幫聽眾快速掌握 key message，特別是對於沒有時間細看簡報內容的人，也能抓到簡報想溝通的重點。

我的主管也告訴我們，寫Summary並不是件容易的事情，因為你需要具備很強的資訊整合能力，並提煉出整頁簡報中的精華。所以這是需要仰賴不斷地練習與思考才能夠進步的一件事情。

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注意簡報細節

我們都聽過「魔鬼藏在細節」這句話，但實際做簡報時時常會遺漏一些微小細節而影響了整份簡報的信任度。比如說：你在某個數字上出錯，簡報時老闆很可能認為整簡報的數字都需要全部重新確認。

為了避免這樣的情形發生，製作完簡報後一定要記得掃一眼這些細節你是否注意到：

• 數字正確性：避免簡報中的數據是一眼就能看出不合理（比如你的銷售量多了一個位數）
• 小數點是否對齊：檢查所有數字、百分比的小數點位數都是一樣的（這是M作者最常犯的失誤XD）
• 標題是否有錯字：簡報中避免出現任何錯字

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總結

最後，再幫大家整理&回顧一下本篇文章的重點：

• 建立簡報思維(Mindset)：簡報的資訊內容要盡量清楚完整。
• 建立簡報框架：善用金字塔原理搭建簡報框架。
• 如何產出簡報內容：把握每張簡報只溝通一個重點、符合MECE原則、每頁寫上Executive Summary、注意簡報細節。

那麼，希望大家都能順利產出簡報囉！