職場日常#2 工作中發生失誤該怎麼辦

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前言

今天，想跟大家聊聊職場中不小心失誤、犯錯的那些時刻。

這些失誤大至導致公司損失幾十、幾百萬，小至發出去的簡報數字有誤。此外，即便你是個小心翼翼的人，很多時候依然避免不了失誤發生。

那麼我們該如何面對、挽回錯誤呢？該如何調整自己的情緒，去面對既定事實？

今天的主題，墨菲想跟大家分享一套職場犯錯 SOP。希望點開這篇文章，同為職場人的你，可以獲得一些勇氣，且覺得不孤單。

如果你準備好了，那麼就繼續看下去吧！

延伸閱讀：莫非書單#4 怎麼面對工作失誤? 從《正向專注力》增強你的心理韌性

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第一步：勇於承認錯誤

當你犯錯並意識到責任很可能歸咎到自己身上的那一刻，人人都會產生想「逃避」的念頭，或是心存一絲「僥倖」心態，認為自己能夠試著蒙混過關，不被任何人發現。

或許到最後真的不會有任何人發現，且這個失誤對團隊帶來的影響不大。

但在這個過程中，你需要面對失誤隨時可能被揭穿的風險，並承受極大的心理壓力。所以，與其承受這份壓力，不如勇敢地坦承錯誤。

在發現錯誤後，應該盡早告知團隊或主管，同時針對問題快速地提出幾個解決方案。讓大家了解到，你已經設法在解決問題，而不是單純將問題丟給大家。

告知團隊或主管的形式可以以「傳訊息」或是「口頭」的方式，如果你擔心自己過於緊張，也可以先將大綱列下來：

• 發生的失誤是什麼
• 對團隊（或是公司）造成了什麼影響（比如，造成多少金錢損失/流失多少用戶/收到幾封客訴等等，建議可以量化指標）
• 目前優先想到的解決方案有哪些

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第二步：緩和情緒，專注解決問題

好不容易坦承錯誤，也想好解決方案，卻阻止不了腦中各種負面想法，像是：主管會不會覺得我欠缺能力、同事是否因為我增加大家的工作量而討厭我、損失的金額要怎麼補回來….等等。

然而，事實上這些負面想法只會拖累你解決問題的進度，完全幫不上任何忙。

與其自己胡思亂想，不如把精神集中在解決問題上。墨菲建議你可以把接下來要著手的事情逐一列下來，並在完成後打勾，設法讓大腦專注在別的事情上。

在與團隊討論並確定首要解決方案後，你可以列下：

• 需要找哪些部門或窗口合作
• 對方需要提供你們什麼協助，列出各項事情的 deadline

然後著手執行！

在執行過程中，記得反覆確認避免同樣錯誤再次發生。如果擔心自己處理的過程中出錯，也可以將每一步執行結果，都反饋給團隊成員，請他們協助一同確認。

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第三步：建立 SOP，避免再出錯

楊天真女士（一位 CEO 兼經紀人）曾經在我很喜歡的辯論節目「奇葩說」上，提到職場新鮮人該如何建立工作上的安全感，其中她提到了：「複盤（指review）工作結果，不要怕犯錯，但是不要白犯錯。」

其中，「不要白犯錯」指的就是避免相似錯誤再次發生。

即使無法百分百去避免，那如果再發生了該如何應對，是否有更好、更快速的應對方式呢？

你可以進一步與團隊成員討論，並建立一套 SOP(Standard Operation Procedure)。重新檢核現有的工作環節：是哪個步驟不夠嚴謹導致發生了錯誤？應該如何進行改善呢？

人人都有可能犯錯，不過重點在於犯錯後，我們可以從錯誤中學習到什麼。說不定在建立SOP之後，可以降低所有人的失誤率，甚至幫助大家提升工作效率！

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工作之外養成習慣

寫到這裡，有人會認為：即便每次犯錯，都按照 SOP 調整，也沒有重複再犯。不過每次犯的錯都不太一樣。那麼該怎麼辦呢？

坦白說，作為一位粗心大意的人，我時常在工作上遇到這樣的問題。也許這次是 Email 忘記加主旨，下回卻變成小數點位數不統一，它們雖然都不是什麼世紀大錯誤，但卻有損個人在職場上的形象。

因此，這邊想提供大家一個建議，也是多數人都聽過的觀念：從生活中的小細節養成細心的習慣。

當一個人在工作上十分粗心，那麼高機率在生活中也會是如此。

比如：出門常忘記帶鑰匙、洗碗洗不乾淨、時常找不到東西等。如果想成為一位細心的職場人，你可以從日常生活中開始養成重複檢查、確認的習慣。

以我自己為例，我總是出門忘記帶鑰匙或雨傘，所以我會在每次出門前提醒自己，檢查包包是否帶了必備物品，最後才出門。

當你從生活中養成這一套 SOP，開始留意自己的行為時，工作上也會默默地有轉變。

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後記

這篇文章的靈感，來自不久前自己在工作中所犯下的失誤。

因此，文中不僅記錄當時是如何應對，某部分文字也透漏著當時的心路歷程。希望可以給其他職場人們作為參考，也不忘提醒自己下次面對時可以更冷靜應對。

最後，也要感謝職場上協助的每一位前輩（也包含 Y 編），你們所提供的建議以及鼓勵十分適用。