前言
今天,想跟大家聊聊職場中不小心失誤、犯錯的那些時刻。
這些失誤大至導致公司損失幾十、幾百萬,小至發出去的簡報數字有誤。此外,即便你是個小心翼翼的人,很多時候依然避免不了失誤發生。
那麼我們該如何面對、挽回錯誤呢?該如何調整自己的情緒,去面對既定事實?
今天的主題,墨菲想跟大家分享一套職場犯錯 SOP。希望點開這篇文章,同為職場人的你,可以獲得一些勇氣,且覺得不孤單。
如果你準備好了,那麼就繼續看下去吧!
延伸閱讀:莫非書單#4 怎麼面對工作失誤? 從《正向專注力》增強你的心理韌性
第一步:勇於承認錯誤
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當你犯錯並意識到責任很可能歸咎到自己身上的那一刻,人人都會產生想「逃避」的念頭,或是心存一絲「僥倖」心態,認為自己能夠試著蒙混過關,不被任何人發現。
或許到最後真的不會有任何人發現,且這個失誤對團隊帶來的影響不大。
但在這個過程中,你需要面對失誤隨時可能被揭穿的風險,並承受極大的心理壓力。所以,與其承受這份壓力,不如勇敢地坦承錯誤。
在發現錯誤後,應該盡早告知團隊或主管,同時針對問題快速地提出幾個解決方案。讓大家了解到,你已經設法在解決問題,而不是單純將問題丟給大家。
告知團隊或主管的形式可以以「傳訊息」或是「口頭」的方式,如果你擔心自己過於緊張,也可以先將大綱列下來:
- 發生的失誤是什麼
- 對團隊(或是公司)造成了什麼影響(比如,造成多少金錢損失/流失多少用戶/收到幾封客訴等等,建議可以量化指標)
- 目前優先想到的解決方案有哪些
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第二步:緩和情緒,專注解決問題
好不容易坦承錯誤,也想好解決方案,卻阻止不了腦中各種負面想法,像是:主管會不會覺得我欠缺能力、同事是否因為我增加大家的工作量而討厭我、損失的金額要怎麼補回來….等等。
然而,事實上這些負面想法只會拖累你解決問題的進度,完全幫不上任何忙。
與其自己胡思亂想,不如把精神集中在解決問題上。墨菲建議你可以把接下來要著手的事情逐一列下來,並在完成後打勾,設法讓大腦專注在別的事情上。
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在與團隊討論並確定首要解決方案後,你可以列下:
- 需要找哪些部門或窗口合作
- 對方需要提供你們什麼協助,列出各項事情的 deadline
然後著手執行!
在執行過程中,記得反覆確認避免同樣錯誤再次發生。如果擔心自己處理的過程中出錯,也可以將每一步執行結果,都反饋給團隊成員,請他們協助一同確認。
第三步:建立 SOP,避免再出錯
楊天真女士(一位 CEO 兼經紀人)曾經在我很喜歡的辯論節目「奇葩說」上,提到職場新鮮人該如何建立工作上的安全感,其中她提到了:「複盤(指review)工作結果,不要怕犯錯,但是不要白犯錯。」
其中,「不要白犯錯」指的就是避免相似錯誤再次發生。
即使無法百分百去避免,那如果再發生了該如何應對,是否有更好、更快速的應對方式呢?
你可以進一步與團隊成員討論,並建立一套 SOP(Standard Operation Procedure)。重新檢核現有的工作環節:是哪個步驟不夠嚴謹導致發生了錯誤?應該如何進行改善呢?
人人都有可能犯錯,不過重點在於犯錯後,我們可以從錯誤中學習到什麼。說不定在建立SOP之後,可以降低所有人的失誤率,甚至幫助大家提升工作效率!
工作之外養成習慣
寫到這裡,有人會認為:即便每次犯錯,都按照 SOP 調整,也沒有重複再犯。不過每次犯的錯都不太一樣。那麼該怎麼辦呢?
坦白說,作為一位粗心大意的人,我時常在工作上遇到這樣的問題。也許這次是 Email 忘記加主旨,下回卻變成小數點位數不統一,它們雖然都不是什麼世紀大錯誤,但卻有損個人在職場上的形象。
因此,這邊想提供大家一個建議,也是多數人都聽過的觀念:從生活中的小細節養成細心的習慣。
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當一個人在工作上十分粗心,那麼高機率在生活中也會是如此。
比如:出門常忘記帶鑰匙、洗碗洗不乾淨、時常找不到東西等。如果想成為一位細心的職場人,你可以從日常生活中開始養成重複檢查、確認的習慣。
以我自己為例,我總是出門忘記帶鑰匙或雨傘,所以我會在每次出門前提醒自己,檢查包包是否帶了必備物品,最後才出門。
當你從生活中養成這一套 SOP,開始留意自己的行為時,工作上也會默默地有轉變。
後記
這篇文章的靈感,來自不久前自己在工作中所犯下的失誤。
因此,文中不僅記錄當時是如何應對,某部分文字也透漏著當時的心路歷程。希望可以給其他職場人們作為參考,也不忘提醒自己下次面對時可以更冷靜應對。
最後,也要感謝職場上協助的每一位前輩(也包含 Y 編),你們所提供的建議以及鼓勵十分適用。
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