職場簡報怎麼寫、老闆想看什麼？3 重點讓你高效完成簡報

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工作中每週我都要跟老闆開一次「週會」。

週會的報告內容每次都不同，有時候是某檔活動成效，或是針對特定主題的分析。剛開始寫週會簡報，我至少都要花 3 小時撰寫、修改，不過經過多場週會後，我逐漸抓到寫簡報的技巧。

這不僅提升工作效率，我也越來越了解老闆想在簡報中看到的重點有哪些。

今天的文章要跟讀者分享，簡報內容需要具備的三個重點：

1. 簡介當前情況、背景
2. 提供數據、圖表佐證
3. 提供 Action Plan, 解決方案

延伸閱讀：職場簡報怎麼做？3 招學會顧問做簡報的技巧

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簡介當前情況、背景

老闆每週參與的會議有幾十場，當你準備報告時，不妨以兩、三句話提醒他，你為什麼要報告這個主題。

這麼做很像寫作文時「起承轉合」中的「起」。在正式進入主題前，需要先「前情提要」，讓大家了解重要的背景資訊。

舉例來說：

• 你準備報告活動成效 >> 告訴老闆活動的時間、目的，以及其他重要資訊
• 你準備報告跟廠商的合作進度 >> 告訴老闆上次開會時，他提到每週都要追進度，所以你現在要跟他報告
• 你準備請老闆審核某個預算 >> 告訴老闆審這項預算的目的

如果你要報告的事項屬於 BAU (Business As Usual)，每週開會都會提到，那麼你可以說這週例行報告某主題。

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提供數據、圖表佐證

我們常聽到的「看數字說話」、data driven，就是在說明在導出結論前，先把數字端上來再說！

數據與圖表的佐證會根據你的簡報目的而有所不同，如果你只是要放上某個活動成效，那麼就可以提供這場活動的參與人數、銷量、瀏覽數等數據。

不過數據該怎麼放呢？

最基本就是以表格形式展現（如下圖），如果時間充裕，你也可以美化成長條圖、圓餅圖等等。

然而你發現了嗎？

如果只是單純放數字，大家很難從一堆數字中找出重點。舉例來說：你想強調四月的業績表現很好，大家的目光會先聚焦在 200,043 的總金額，然後再跟其他月份相比。

除非有必要放上實際數字，否則簡報中會更偏好以百分比來表示，因為結果更加一目了然。

從下面這張圖表，你馬上就可以看出，四月的表現比三月成長 47.1%，這也意味著表現很好。

💡實用簡報技能：數據圖表中好看的色階應用怎麼做？

你也可以針對簡報中會提到的內容以粗框標示，幫助大家在你報告時快速地抓到重點。

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提供 Action Plan、解決方案

在分析完數據之後，最重要的便是：So What?

So What 可以是你接下來想申請多少預算、會做哪些分析、預計跟什麼部門合作等等。老闆在聽完一長串的分析之後，他想知道的重點就是：那接下來要採取哪些行動？

如果你在簡報中提到：品牌舊客對比去年正在流失，那麼 Action Plan 可以是發折扣較深的優惠券給這些流失會員；如果你想跟老闆申請預算，那麼在報告完計畫之後，Action Plan 就是確認目前的申請數目是否 ok。

在公司的商業分析中，Action Plan 可說相當重要。即使你做再多分析，如果不能套用到公司現有模式落地執行，那麼一切就只是空談。

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總結

當你的簡報中包含以下三大重點，就具備一定程度的完整性：

1. 當前情況、背景
2. 數據、圖表佐證
3. Action Plan, 解決方案

即使寫了好幾週簡報，我仍覺得要提出 Action Plan 並不是件容易的事情。

過程中，需要不斷地思考該怎麼做來改善這個問題，還可以做哪些分析來拆解？其中也不乏需要與同事、主管進行討論。

正因如此，在寫簡報上一直都有能進步的空間，也能訓練自己從商業角度思考每一次簡報的產出！