職場簡報怎麼做？3 招學會顧問做簡報的技巧

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今天文章靈感源自《BCG問題解決力》這本書，其中一個篇章在介紹簡報相關的技巧，包含如何製作簡報、向顧客進行簡報。

恰巧我的主管近期在團隊會議中，提出了製作簡報時可以優化的地方。因此，藉著這個機會想跟各位讀者分享「製作簡報」這個主題。

今天的文章會分成 3 個方向討論：

• 如何建立簡報思維 (Mindset)
• 如何建立簡報框架
• 如何產出簡報內容

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如何建立簡報思維

相信大家應該都看過蘋果公司賈伯斯的簡報吧？

賈伯斯式的簡報風格在每頁簡報上只會有 1~2 行字，基本上是仰賴個人魅力撐起整場講座。

然而，你我都不是賈伯斯（笑）。

你所製作的這份簡報在會議結束後，可能會分享給沒有參加會議或其他部門同事。如果這份簡報走的是賈伯斯式風格，那麼多數人在拿到簡報後會一頭霧水。

因此，簡報思維中想強調第一點是：資訊內容要盡量清楚完整。

想像即使大家沒有出席這場會議，他們閱讀簡報時依然能理解內容。以這樣的思考為前提製作簡報，可以提升簡報的完整性。

另外，我們時常認為簡報的美觀、簡報者的台風是成功的重要因素，然而簡報的內容以及它所帶出的 insights 也同樣重要。

下面，我們會進一步談到如何建立簡報框架、製作簡報。

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如何建立簡報框架

建立完簡報思維後，先別急著開始製作簡報。在開始之前，有幾件事情需要先釐清：

• 簡報目的：這場簡報的目的是什麼？是更新專案進度、向老闆提案、分享市場調查結果？
• 聽眾是誰：這場簡報主要的決策者是誰？是你的主管、客戶還是總部老闆？
• 希望促成的結果：這場簡報結束後，你希望老闆從提案中選擇其中一個？批准某專案預算？還是著手開發某項新產品？

有了以上幾個方向後，接著可以開始搭建簡報的故事線 (storyline)，搭建過程你可以使用「金字塔原理」幫助你更有邏輯地分析。

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金字塔原理

金字塔原理有別於一般溝通、書寫時先提供證據、說明論點，最後才引出結論的邏輯。相反地，它會在一開始就用結論破題，接著再提到論點、證據。

「金字塔原理」在向老闆、客戶簡報時被廣泛應用，由於對方時間有限，所以會希望了解整場簡報的重點，也就是「結論到底是什麼」。

除了在簡報上可以套用金字塔原理，平時跟主管溝通、面試、思考解決問題的方式也都十分適用。下面我們舉個範例套用此模型：

當你在搭建故事線時，就可以先點出結論：讓員工居家辦公能提升工作滿意度，再分別帶到以下三個論點，以及對應的證據、數據來佐證。

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如何產出簡報內容

完成簡報框架之後，接下來我們要正式進入簡報製作過程了！

相信多數職場人都有製作簡報的經驗，所以這邊會主要列出幾點，做簡報時需要留意的地方。

每張簡報溝通一個重點

前面我們在簡報思維中提到：簡報的資訊內容要盡量清楚完整，然而這並不意味著我們要將每張簡報都塞滿資訊。

以「居家上班」範例來說，若簡報的目的是想傳達：讓員工居家上班能提升工作滿意度。

後面幾頁簡報中，應該分別溝通：1) 節省通勤時間、2) 工作地點不受限、3) 自由選擇工作服裝這 3 個論點。

你可以選擇將每個論點放在一頁簡報上，但是千萬不要把 3 個論點 & 證據全部塞進同一頁簡報。

這麼做的目的是讓聽眾能更好地閱讀、吸收你要傳達的資訊，同時也能搭配你簡報時所闡述的邏輯進行。

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運用 MECE 原則

「你這裡有 MECE 嗎？」我的主管在改簡報時會對著我們這樣說。

MECE 的英文全稱是 “Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”，代表著「相互獨立、毫無遺漏」，也有人說「不重複、不遺漏」。

這是甚麼意思呢？讓我來舉個例子。

在製作簡報時，如果你要進行分類、分群，要注意內容是否符合 MECE 原則，如此才能提升簡報的邏輯喔！

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每頁都寫 Executive Summary

什麼是 Executive Summary ? 簡單來說，就是用一句話總結那頁簡報的重點。

通常我們在製作簡報時，會將 Executive Summary 放在簡報上方一目了然的位置。至於為什麼要寫Executive Summary 呢？

這麼做主要能讓聽眾快速掌握 Key Message，特別是對於沒時間細看簡報內容的人，通過閱讀上面那行文字也能快速抓到簡報想溝通的重點。

在實際執行後，你會發現 寫出好的 Summary 並不是件容易的事。

你需要具備很強的資訊整合能力，並提煉整頁簡報中的精華，所以需要仰賴不斷地練習與思考才能夠進步。

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注意簡報細節

我們都聽過「魔鬼藏在細節」這句話，而實際做簡報時，卻會遺漏一些細節而影響整份簡報的信任度。

比如說，你在某個數字上出錯，結果老闆認為整份簡報的數字都需要重新確認。

為了避免這樣的情形發生，製作完簡報後一定要記得掃一眼這些細節你是否注意到：

• 數字正確性：避免簡報中的數據是一眼就能看出不合理，比如你的銷售量多了一個位數
• 小數點是否對齊：檢查所有數字、百分比的小數點位數都是一樣的（這是M作者最常犯的失誤XD）
• 標題是否有錯字：簡報中盡量避免出現任何錯字，特別是標題的地方

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總結

最後，再幫大家整理 & 回顧一下本篇文章的重點：

• 建立簡報思維 (Mindset)：簡報的資訊內容要盡量清楚完整。
• 建立簡報框架：善用金字塔原理搭建簡報框架。
• 產出簡報內容：把握每張簡報只溝通一個重點、符合 MECE 原則、每頁寫上 Executive Summary、注意簡報細節。

希望大家都能順利產出簡報！