你一定出席過一些會議，它們的過程冗長，開到一半時你的注意力早已分散，等到散會之後大多想不起會議中有哪些重點。
這樣的會議既沒有效率且相當耗時。
如果今天換成你是會議主辦人，你會怎麼做呢？
想要提升開會的效率，除了掌握好當下的會議流程、節奏，會議前的準備也相當重要。在你寄出會議邀請前，不妨花 10~15 分鐘撰寫會前筆記 (Meeting Notes)，可以幫你減少許多會議中的時間。
會前筆記怎麼寫
會議目的
你曾有過突然收到會議邀請，卻只知道會議名稱的經驗嗎？
這時你會感到相當困惑，並開始思考：這個會議打算要開什麼？為什麼發邀請給我？我一定要出席嗎？為了避免這樣的情況發生，會議目的可以讓與會者了解參與這場會議的原因。
會議目的可說是一場會議的核心，正是為了完成這個目標，所以邀請大家一同參與。因此，在撰寫會前筆記時，「會議目的」可說是缺一不可的資訊。
會議目的通常會以簡短的方式呈現，比如：
- 對焦新產品上線活動
- 討論母親節活動規劃
- 討論工單需求、對焦欄位定義
會議大綱
了解會議目的之後，接下來我們要寫會議大綱。
會議大綱就好比，今天我們要討論的主題包含哪些，也是會議進行時可以參照的討論內容。
如果你的會議目的是「對焦新產品上線活動」，那麼大綱可能包含：
- 確認試營運、正式活動時程＆對應負責人
- 討論 SOP
- 對焦後續追蹤指標、分析
列好會議大綱之後，接著可以寫下討論細節。針對細節我習慣開 Google Doc 共同編輯，讓其他與會者也可以進行補充、修改。
會前 to-do
如果你希望與會者在開會前，可以先讀完某些文件，或是先著手準備好現有資料，那麼就可以列在 to-do 之中。
列下會前 to-do 是避免大家「空手」前來參加會議，而疏忽了會前準備。我認為一場理想的會議是，大家在會議前都進行了完整的準備，會議中只需要確認、對焦，並針對有問題的地方提出來討論。
會前筆記如何執行
如果你跟我一樣，在工作中習慣使用 Google Calendar 寄送會議邀請，可以直接將會議目的、會議大綱、會前to-do 附在會議邀請之中。
當與會者收到邀請時，就能一併收到會議相關資訊，當然，你也可以以寄信的方式告知與會者。
另外，若針對此場會議列了會前 to-do，我會再次通過群組、訊息的方式提醒與會者。
總結
開會前不妨花些時間寫下會前筆記，再寄出會議邀請，會前筆記需要包含：
- 會議目的：這場會議的目的是什麼？我們主要討論是什麼內容？
- 會議大綱：會議中會討論哪些主題？
- 會前 to-do：會議前需要先閱讀哪些材料？會議前需要做哪些準備嗎？
希望今天的文章可以幫助提升會議效率，我們下期文章見囉！
