職場日常#9 主管的訊息該怎麼回覆？職場上訊息溝通的 7 大技巧

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Tips 4：讓主管擁有選擇權

我曾遇到不少主管，他們總愛問團隊成員：那你覺得我們應該怎麼做呢？

相信不少職場人遇到這樣情況都會覺得懊惱，因為不管自己最終提了什麼方法，主管似乎都會提出質疑，來否決我們提出的內容。即使沒有全盤否決，他們也認為應該有更好的做法。

後來，我觀察其他職場前輩的回答方式，發現他們在處理這類問答時，總是會為主管列出至少 3 個選項。

比如說 ：

主管：「你覺得我們可以怎麼做來提升業績」
前輩：「這邊列了三個選像可以做參考，選項 1........, 選項 2......,選項 3...........，我們可以討論一下朝哪個方向執行比較合適」

提供主管「多個選項」與「一個選項」的最大區別在於，讓主管的回答方式從是非題（我覺得你提這個好v .s 不好）轉換成選擇題（我們可以走第 X 個選項）。

這麼一來，除了能降低被否決的概率，即使最後三個選項都不幸被打槍，主管也會認為你已經認真思考過，也許只是整個大方向需要調整。

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Tips 5：能條列就不要陳述

我們都遇過某些同事在溝通時像寫小作文一樣，在沒有分段也沒有換行的情況下，打了超過三行以上的句子。

這時你會發現閱讀起來相當困難，甚至要重複閱讀很多次，才能釐清對方溝通的重點。

同樣的情況，傳達訊息時如果能以條列式（比如：1,2,3 or a,b,c）傳達溝通內容，善用換行、加粗的方式凸顯重點，除了讓對方一目了然，當對方想指出不清楚或是待討論的地方時，也能直接明確地以第 X 點的方式回覆你的訊息。

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Tips 6：有截止日期記得放上來

在溝通過程中，我們常誤認自己向對方傳達需求後，他們就會自動將它歸類為緊急事務，並動身執行。

不過現實情況是大家手上都有一長串 to-do-list。

若你想表明這項事情十分緊急，或至少要在什麼時間前完成，在溝通的過程中，記得將截止日期一併放上來。

你也許會說，這麼做會為對方帶來時間上的壓力，不過，押上截止日期反而能更好地幫助對方 prioritize 手上的工作。

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Tips 7：問問題前永遠先 Google

在職場上我們難免會遇到需要他人協助的時候。我認為向他人尋求幫忙並沒有問題，但是千萬不要讓自己成為「伸手牌」。

如果你發現自己的問題是輸入 Google 搜索框，馬上就可以獲得對應解決方法，這時不妨動動手指，試著自己先到網路上找尋答案。

不過偶爾也會遇到，即使我們上網找到相關資訊，執行上仍然到遇到卡關狀態，這時候應該怎麼辦呢？

建議大家遇到這種情況，可以將自己已經查到的資訊簡單彙整，讓對方得知你目前了解到哪一步，或是已經先做了哪些功課。接著再拋出你想問的問題，相信對方也會樂於為你解惑！

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總結

今天提到的 7 個 tips 最大目的是幫助大家減少訊息溝通上所花費的成本，同時幫助工作能更有效率地完成。

我們都知道只要身處職場就避免不了「溝通」這件事情。隨著疫情時代的來臨，辦公模式也有了轉變，許多公司都讓員工自由選擇是否遠程辦公，而這也大幅提升對於訊息溝通的依賴程度。

因此如果你能掌握訊息溝通的技巧，除了能讓你省時省力之外，也能幫助你在職場上如魚得水。