職場日常#9 主管的訊息該怎麼回覆？職場上訊息溝通的 7 大技巧

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前言

在進入職場前，我從來不覺得「訊息溝通」是一件難事，僅僅是將表達的東西轉換成語言，這會有什麼問題呢？

聽起來確實不難，但實際執行起來，你會發現與想像中大不相同。

由於雙方對訊息的解讀不同、資訊不對等、認知上差異等各種原因，有時一件事情要來回溝通許多次，才有辦法把事情說清楚。此外，不同的溝通方式也會造成訊息接收方有不同的感受。

今天的文章想跟大家分享職場上訊息溝通的技巧，這些技巧除了適用於你的主管，在同事、合作夥伴間也都十分受用。

如果你準備好了，就繼續看下去吧！

延伸閱讀：職場日常#7 面對主管總是莫名焦慮，你有主管焦慮症嗎？

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Tips 1：回地快不如回地完整

每回收到主管訊息，不論緊急程度為何，我總是二話不說地放下手邊事情，優先處理那則訊息的內容。相信有不少職場人和我有同樣的想法，那就是：主管的訊息越快回覆越好。

沒錯！如果你能做到又快又完整地回覆，那當然是再好不過了。

不過更多時候，我們為了盡快回覆，很容易漏掉其他需要傳達的重要資訊。於是，類似的場景時常在職場中上演：

主管：「可以幫我確認上次跟xxx合作的成效嗎？另外可能也看一下他們近期的表現」
以前的墨菲：「沒問題，我看一下」（秒回）

過了幾分鐘後，你發現主管說的「上次」不確定指的是哪一次，近期的「表現」似乎沒有提到是哪些指標，以及是每項指標都看嗎？還是抓幾個重要指標檢視就可以了？

這時候我們得重新回到訊息中，開始跟主管一一確認、對焦原本的需求是哪些。

同樣的情況，如果能事前花兩、三分鐘瀏覽，便能發現訊息中描述不夠明確之處，然後在回覆訊息的同時，一併向主管拋出需要確認的內容。

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Tips 2：重複確認雙方認知

很多時候我們會遇到主管、同事通過文字訊息傳達工作內容。

對於較複雜或是不確定的內容，通常在收到之後，我會先轉換成自己理解的內容重述一次，或是直接寫下next step 告知對方接下來自己會朝哪個方向執行。

這麼做的目的，無非是確認雙方是否達成共識，同時，也避免開始執行後做白工的情況發生。

其次，我們時常誤以為自己理解對方想傳達的內容，殊不知雙方在認知上有很大的落差。

因此，事先花幾分鐘時間，與對方重複確認執行方向、對焦彼此認知，就能減少溝通上的落差，同時幫助工作更有效率地完成喔！

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Tips 3：以「選擇題」尋求建議

職場上偶爾會遇到需要他人協助做決策、提供建議的時候。

比如，你今天想了某個標語，希望從同事身上獲得反饋，了解這個標語是否足夠吸引人。

這時你可以選擇直接把這則訊息轉發給其他人，然後詢問大家的建議。不過，更好的做法會是提供對方 2~3 個選項，請他們挑選認為最佳的那個。

這麼做能幫助尋求建議的對象節省不少時間。

而且換個角度思考，這就好比面對填空題或選擇題時，我們比較喜歡哪種作答方式，寫到這裡，相信不少人都有所共鳴吧！