【Word】（附模板）製作桌牌小技巧（郵件），自動生成會議桌牌(Auto Place-Card Maker Template with Mailings)

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職場新鮮人通常要負責許多前輩們不想做的雜事，尤其是重複性質高的工作。想當然，我也和大家有過相同的經歷。每天滿滿的會議不說，最令人討厭的就是那玲瑯滿目的會議桌牌。

當時我發現了一個好用的小技巧，就是運用 Word 內建郵件自動合併功能，配合 Excel 的資料就可以輕鬆又愉快地完成惱人的排版，並擺脫看似沒有終點的 Ctrl + C、Ctrl + V 無限地獄。事不宜遲讓我手把手將這個小技巧分享給大家。

範例檔案下載：Word-Place-Card

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與會來賓清單 (Excel)

首先準備與會人員的 Excel 列表時，需要特別注意一點：第 1 列是標題列，記得給它一個簡單易懂的名稱。之後每次有新的會議要做桌牌時，只要更改這份 Excel 檔即可，不用再重做一份 Word 檔。

這裡我用富邦台灣釆吉50基金(006208.TW)的成份公司為例，做了一個範例：

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表格排版 (Word 表格)

接下來，我們要開始設計會議桌牌！

設計時我個人喜歡插入一個四欄的表格（依個人排版設計習慣，不一定要四欄）。四欄的表格不僅排版容易，可以獨立書寫方向，之後使用裁紙機也只需要沿著線條切割。如果大家認為有些麻煩也可以只插入兩欄，分別是正反兩面。

首先上方工具列 ＞ 插入 ＞ 表格 ＞ 插入表格，點選 4×1：

把表格最外層拉到桌牌的寬度。

如果想更精準地設定寬度，可以從「儲存格大小」來調整：工具列 ＞ 版面設計 ＞ 儲存格大小

接著分別在四欄更改書寫方向，改成桌牌雙面對稱的方向：滑鼠右鍵 ＞ 直書/橫書 ＞ 文件方向 。

四欄都弄好會長這樣，注意左2欄和右2欄書寫方向要相反（由於桌牌是雙面）。

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桌牌欄位設定 (Word 郵件)

接下來正式進入郵件部分的教學。首先使用郵件功能連結 Excel 來賓清單：工具列 ＞ 郵件 ＞ 啟動合併列印 ＞ 選取收件者 ＞ 使用現有清單。這裡選擇剛剛我們先建立好的 Excel 清單。

再來在第一個文字方塊內插入合併欄位，選取要顯示的欄位：工具列 ＞ 郵件 ＞ 書寫與插入功能變數 ＞ 插入合併欄位 ＞ 職稱。這邊左邊第一欄放入職稱

點擊後，會看到插入一個雙引號的參數《職稱》，這代表它會對應到 Excel 職稱那一欄。

接著，依序把每一個資料欄位（單位、姓名、職稱）的對應位置都設定好，這裡可以先預覽一下資料有沒有引用正確：工具列 ＞ 郵件 ＞ 預覽結果 ＞ 預覽結果。

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桌牌樣式設計

接著就簡單地設計一下字體大小、字形，還有排版、背景圖片。在這裡，我們前面建立的表格就扮演一個重要的角色：對齊的準線。

排好版之後，將表格內部的框線都移除就大功告成：工具列 ＞ 表格設計 ＞ 框線。

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多筆資料併成一頁

最後為了愛護地球資源，可以將兩個桌牌併成一頁

首先複製一組表格到下方，接著在兩張桌牌中間插入規則：
工具列 ＞ 書寫與插入功能變數 ＞ 規則 ＞ Next Record(下一筆紀錄)

輸出桌牌檔案

工具列 ＞ 郵件 ＞ 完成 ＞ 完成與合併，合併紀錄選擇「全部」

這樣我們的桌牌製作就完成囉！

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下次如何快速使用

1. 打開「與會來賓清單」，編輯來賓資料。
2. 開啟先前製作的桌牌 Word 檔：工具列 ＞ 郵件 ＞ 啟動合併列印 ＞ 選取收件者 ＞ 使用現有清單。
3. 預覽結果：工具列 ＞ 郵件 ＞ 預覽結果 ＞ 預覽結果。
4. 輸出檔案：工具列 ＞ 郵件 ＞ 完成 ＞ 完成與合併，合併紀錄選擇「全部」。

之後每次使用只要簡單 4 步驟，滑鼠點一點就可以快速輸出桌牌。

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加入Logo

準備圖片

首先要先將與會來賓清單增加 Logo 的資料，這裡使用檔案路徑，盡可能地使用簡單的名稱讓 Excel 可以自動填滿，我是使用單位名稱來當作檔案名稱。
當然也可以按照順序「1.png」、「2.png」，讓自己可以簡單填寫為主。

接著將路徑的反斜線(\：Backslash)，全部取代成雙反斜線(\\)：

• 全選：點選任意儲存格(Cell) ＞ 全選快捷鍵「Ctrl + A」
• 取代：常用 ＞ 編輯 ＞ 尋找與選取 ＞ 取代，或者使用快捷鍵「Ctrl + H」
• 尋找目標「\」，取代成「\\」＞全部取代

這樣就會得到最終的資料，記得要存檔「Ctrl + S」

製作模板 (IncludePicture)

在想要插入 Logo 的地方插入組件：IncludePicture
插入 ＞ 文字 ＞ 快速組件(Quick Parts) ＞ 功能變數 ＞ IncludePicture

選擇 IncludePicture：檔案名稱或URL隨意鍵入任意字元，我使用「123」純粹因為比較好打。

從來源調整水平/垂直大小，這兩項勾起來的話，圖片大小會檔案一樣

完成後，會被插入一個沒有圖片的圖檔

接著點選該圖檔調整大小：圖片格式 ＞ 大小
我將高度和寬度都調為 1.5

！最重要的部分來了！最重要的部分來了！最重要的部分來了！

上述的準備都完成後，使用快捷鍵「Alt + F9」展開功能變數，會看到畫面變成這樣：

找到剛剛使用快速組件 IncludePicture 插入代碼「{ INCLUDEPICTURE “123” * MERGEFORMAT }」，看不懂沒關係，這裡只要將「123」刪掉，並插入合併欄位：Logo
這樣桌牌檔案就會變成下圖，看不懂可以往下看範例動畫

最後在關閉功能變數「Alt + F9」，讓變數轉換回原來的圖片區塊

將圖片區塊複製到對應位置

接著匯出成個別文件：郵件 ＞ 完成與合併 ＞ 編輯個別文件(E)

最後只需要更新檔的所有欄位：全選「Ctrl + A」＞ 更新「F9」

無法解決的問題

目前 Microsoft Word 的快速組件中，使用功能變數(Field) IncludePicture 插入的圖像，並沒有提供圖像旋轉的功能，所以導致匯出的圖片必須手動一張一張旋轉。

有試過將圖像放置文字方塊中，確實可以解決選轉的問題，但是還會遇到其他的問題：

• 合併郵件後，文字方塊中的資料會讀取到下一筆
• 合併郵件後，無法快速更新所有資料：全選「Ctrl + A」時，無法選取到文字方塊中的圖像區塊，只能更新外層的文字方塊，因此需要一張一張單獨更新資料

如果大家有方法可以解決，歡迎一起討論。

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範例檔案下載：Word-Place-Card

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