【Google Sheet】自動化試算表：IMPORTRANGE函數 + QUERY

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基礎用法

當我們在使用 Google 試算表，如果遇到需要同步另一張試算表的情況，該怎麼做呢？

最直觀的方法是利用「複製、貼上」的功能，不過這麼一來，當需要同步的表單更新時，你也需要手動更新你的表單。因此，這個做法十分人工且耗時。

為了解決這樣的困境，今天向大家介紹 Google Sheet 試算表中 IMPORTRANGE 這個函數。

語法

IMPORTRANGE 的語法如下：

=importrange("試算表網址", "試算表匯入範圍") 

• 試算表網址：放入你想同步的那張試算表網址，直接複製貼上網址即可，記得加上雙引號 ” “
• 試算表匯入範圍：假設你想匯入的是「工作表 1」的 A~H 欄位（如下圖），那麼呈現方式會是 “工作表1! A:H”，記得加雙引號

完成後的公式，會如紅框所示：

接下來，你會發現跳出「你必須連結這些試算表」的提醒，這時只要點擊一下藍色「允許存取」的按鈕就完成啦！

從本文的範例中，可以看到當我們匯入另一張試算表「工作表1」分頁，A~H欄的範圍，會跑出 2016~2021 年各國的 GDP 資料（如下圖）。

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進階用法

這時你會說：如果我不需要整張表的內容，只要取其中某幾欄而已。以上圖為例，假設你只想取 2020 ＆ 2021 的 GDP 資料，該怎麼做呢？

語法

接下來，要教大家使用 QUERY 結合 IMPORTRANGE 來達到上述目的。語法如下：

=QUERY(Importrange("試算表網址", "試算表匯入範圍") , "Query語句")

QUERY 語法可以拆成兩塊來看：

• 前半部：上面提到的 IMPORTRANGE 函數，只要把公式照搬過來就可以了。
• 後半部：從前面 IMPORTRANGE 過來的內容，選取我們要的欄位。舉例，若我們想選取範例中 2020 與 2021 的 GDP，那麼公式就會是 “SELECT Col1, Col6, Col7” 。這邊可以看到，Col1 對應到的是 A 欄位（年度人均 GDP），Col 2 對應到的是 B 欄位（2016）….以此類推。

所以，完整的公式如下：

QUERY 詳細講解：【Google Sheet】QUERY多條件查詢：SELECT, WHERE 語法應用

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常見問題

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最後，列舉幾個大家使用過程中常見問題、錯誤，如果你在使用過程發現資料跑不出來，可以先檢視自己是否中了以下幾個地雷：

1. 忘記加雙引號：不管是使用 IMPORTRANGE 函數，或是 QUERY 函數記得在該加的地方添上雙引號喔（不確定雙引號位置可以看上面範例）。
2. 分頁名稱有誤：在 IMPORTRANGE 函數中若不小心填入錯誤的分頁名稱（比如多一個空格），那麼就會發生吃不到表的狀況。
3. SELECT 範圍不在 IMPORTRANGE 範圍內：假設你在 IMPORTRANGE 函數只下了 A:B 欄位，但卻下了 “SELECT Col3” （Col3 代表 C 欄位），就會跳出錯誤的符號，這時不妨重新檢視自己下的範圍是否正確喔！
4. Excel 問題：針對 Excel （檔案格式為：xlsx or xls）上傳雲端再打開檔案，如果無法使用IMPORTRANGE 公式，你需要：開啟試算表 > 點選左上角「檔案」> 點選「儲存為 Google 試算表」就可以囉（感謝讀者從 IG 私訊提問）
5. 資料量太大：如果 IMPORTRANGE 的資料量過多，試算表會出現 ERROR 導致無法正常輸出資料，建議大家可以搭配 QUERY 挑選自己需要的欄位、範圍，減少輸出的資料量，就可以改善這個問題囉

那麼，以上是關於 IMPORTRANGE 想跟大家介紹的內容，如果對於文章內容有問題的地方歡迎留言或是來信詢問:)