大家在使用 Excel 做表格的時候，是不是常常遇到要輸入重複性的資料。比如說排班表中的班別、縣市鄉鎮，這時候下拉選單就是一個很方便的功能了，每次輸入不用重新打字，也可以避免打字錯誤的問題。
那 Excel 要怎麼做出下拉式選單呢？這邊要使用一個內建的驗證工具：資料驗證。這個功能不只可以幫儲存格(Cell)設定驗證規則，做出簡單的防呆功能，同時還可以做出實用的下拉式選單。讓我們一步一步看下去。
Excel 範例檔案下載：Excel-data-validation-drop-down-list.xlsx
如果想要學習多層下拉式選單，可以看這裡：【Excel】多層下拉式選單 (Dependent Drop-Down list)
資料驗證(Data Validation)
首先用滑鼠點擊需要被驗證的儲存格(Cell)，再點選上方工具列 ＞ 資料 ＞ 資料工具 ＞ 資料驗證 ＞ 資料驗證，就可以對該儲存格設定資料驗證。
儲存格內允許(Allow)：如果沒有特別設定資料驗證，每個儲存格預設的驗證準則都是任意值，其他規則有整數、實數(可以是小數)、清單、日期、時間、文字長度、自訂。「清單」就是本文的重點下拉式選單，而「自訂」這個選項，我會介紹幾種常用的驗證方式。
資料(Data)：介於、不介於、等於(=)、不等於(≠)、大於(>)、小於(<)、大於或等於(≧)、小於或等於(≦)
其中「介於」和「不介於」有包含兩端值範例如下：
介於：在最大值與最小值之間，或等於最大值，或等於最小值
－如果最大值最小值分別是1, 3，那數值1, 2, 3都符合規則( 1 ≦ x ≦ 3 )
不介於：不在最大值與最小值之間，且不等於最大值，也不等於最小值
－如果最大值最小值分別是1, 3，那數值1, 2, 3都不符合規則( x < 1 or x > 3 )
下拉選單(Drop-down List)
來源-儲存格(Cell)
首先選擇要資料驗證的儲存格，我的範例是選取［C3］到［I3］，接著按上方工具列的資料驗證，儲存格內允許值選擇清單，來源(Source)的部分是［A2］到［A5］的員工清單，最後只要按下確定，就大功告成了。
這邊會發現，當我們點選有選單的儲存格時，會出現一個下拉箭號，該儲存格只能填入清單的資料。
來源-名稱方塊(Name Box)
清單來源也可以使用名稱方塊，就是給儲存格一個名字。選取［A2］到［A5］，點擊左上方名稱方塊，輸入「員工名字」，按下 Enter 。
接著資料驗證設定中，來源的部分直接使用公式「=員工名字」。
來源-直接輸入(Key In)
當然，這裡的來源清單也可以直接輸入，不用選擇儲存格。每個允許值以逗號（,）分開即可。
自訂公式(Custom Formula)
資料驗證內建的規則就可以解決大部分的問題了，但凡事總有例外，因此有自訂公式這個選項供我們客製化驗證規則，來解決數字、時間、列表、長度沒辦法解決的問題。這邊我列出幾個我常遇到的需求，當然還有很多我沒有列出來的用法，也歡迎大家在下面討論，自己遇到的問題。
總和限制(Sum Limit)
公式「=SUM($B$3:$AF$3)<=46」
依照勞動基準法§32：勞工之工作時間延長，一個月不得超過四十六小時。
所以這題範例就以這個為基準去設計：［B3］到［AF3］為小墨的每日加班時數，這31格的加總不能超過46。
方法如下，先選擇［B3］到［AF3］，接著按下資料驗證，選擇自訂，在公式的地方使用sum這個函數，並選取範圍［B3］到［AF3］，記得案鍵盤上的「F4」，讓它加上錢號($)，目的是讓每一格的公式都鎖定這 31 格。
只能輸入文字(Text Only)
公式「=ISTEXT(A1)」
選擇［A1］，按下資料驗證，選擇自訂，在公式的地方使用ISTEXT這個函數，並選取［A1］，就完成了。
資料驗證也支援儲存格自動填滿的功能，所以可以拉著儲存格右下角的綠色小方塊，將驗證規則填滿至其他儲存格。
不能輸入重複資料(Unique Value)
公式「=COUNTIF($B$2:$B$5,B2)=1」
這裡使用 COUNTIF 這個函數，統計［B2］到［B5］中，值等於［B2］的數量，這個值等於 1，就代表他只出現一次，這樣就符合無重複這個規則了。
字首、字數限制(Prefix, Word Restriction)
公式「=COUNTIF(A2,”小*”)」
這裡也是使用 COUNTIF 而不是 IF ，因為 IF 在判斷的時候，沒辦法使用萬用字元比對，因此我這裡使用COUNTIF 去加總符合條件的數目。而這只有一項，如果符合 COUNTIF 的條件會回傳 1。
這裡公式的判斷是使用布林值(Boolean)去判斷，認定 1 等於TRUE，0 等於FALSE。
所以COUNTIF回傳的 1，會被認定是 TRUE 符合規則。使用這個原則就可以達到字首、字數的限制。
如果要限制字數可以使用「?」，一個「?」代表一個字元，如果是「小??」就表示只能輸入三個字元，而且字首必須為「小」。這裡「*」和「?」字號的用法，在之前 XLOOKUP 文章的最後有提到，不知大家有沒有印象，這裡我一樣附在會後面，讓大家複習一下。
輸入訊息(Input Message)
如果有設定輸入訊息，就會在選取到有資料驗證的儲存格時，顯示該訊息
錯誤提醒(Error Alert)
錯誤提醒分成3種類別，停止、警告、資訊。停止會無法輸入，警告預設選項是「否」，資訊則是「確定」。可以感受到這三種分別的彈性不太一樣。當然其警告標題和文字，也是可以自己客製設定。
停止(Stop)
防止使用者在儲存格中輸入無效資料。
[停止] 通知訊息有兩個選項：[重試] 或 [取消]。
警告(Warning)
警告使用者其輸入的資料無效，但不阻止使用者輸入資料。
出現 [警告] 通知訊息時，使用者可以按一下 [是] 接受無效的輸入、按一下 [否] 編輯無效的輸入，或按一下 [取消] 移除無效的輸入，預設選擇 [否]。
資訊(Information)
通知使用者其輸入的資料無效，但不阻止使用者輸入資料。 這種類型的錯誤提醒是最有彈性的。
出現 [資訊] 通知訊息時，使用者可以按一下 [確定] 接受無效值，或按一下 [取消] 拒絕無效值。預設選擇 [確定]。
圈選錯誤資料(Circle Invalid Data)
這邊使用字首為「小」的驗證資料，點擊上方工具列 ＞ 資料 ＞ 資料工具 ＞ 資料驗證 ＞ 圈選錯誤資料
因為 Mr. Y 沒有符合資料驗證的規則因此被圈選起來，只要點擊下方的清除錯誤圈選就不會顯示出來。
多層下拉式選單的文章：【Excel】多層下拉式選單 (Dependent Drop-Down list)
Excel 範例檔案下載：Excel-data-validation-drop-down-list.xlsx
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