職場日常#10 掌握線上會議的 7 大技巧

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前言

隨著近期疫情趨緩，多數公司開始將辦公形式調整為分流，或是全面回歸辦公室上班。

居家辦公的日子，凡是遇到任何會議，不管對象是主管、同事、其他部門的人，甚至公司以外的合作夥伴，會議也都從線下改為線上的模式。

最初接觸線上會議時，其實我還挺排斥的。

一方面認為開鏡頭有些難為情（剛開始 WFH，線上會議大家都會開鏡頭），另一方面則是由於無法觀察其他人的表情、肢體反應進而調整溝通內容。此外，偶爾也會擔心家裡的網路狀態。畢竟，我們都知道輪到自己發言時，網路不穩是一件多麼尷尬的事。

不過，隨著線上會議的次數不斷增加，我也逐漸發現它的優點以及便利性。比如：線上比線下會議更有效率、不需要「搶」著預定會議室、可以一邊伸展一邊聽別人發言等等。

與此同時，我也觀察到線上會議帶給人們的感受與線下會議大不相同，

由於前者是通過虛擬網路，後者則是實體見面。因此，如何讓其他與會者擁有好的線上會議體驗，又或者讓你的主管們從會議中接收到你想表達的訊息，也成了一門需要學習的課題。

所以今天的文章，想來跟大家分享線上會議的一些小技巧，以下整理了 7 個 tips：

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Tips #1：調整說話語速

「我們班的 XX 科任老師一看就知道是菜鳥，她每次講話我都可以感受到她很緊張」，某次吃飯我妹跟全家人分享線上教學的體驗。

這不禁令我反思：那麼每次週會輪到我發言，其他人是否也聽出我的緊張情緒呢？

由於線上會議（在不開鏡頭的情況）僅僅仰賴的是人們的聽覺，換句話說，如果你平時說話容易結巴，那麼當場景轉移到線上會議時，結巴的問題就會被放大，並且變地更加明顯。

反觀人們在緊張時，會不自覺地加快說話語速。一旦我們加快語速，其他人可能就會聽不清楚發言內容，進而再去詢問、確認剛說過的話。在這個惡性循環下，只會讓人更加緊張。

因此，面對線上會議時，我會特地放慢自己的語速。這個做法除了能讓其他人聽清楚說話內容，也可以展現發言時的自信。

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Tips #2：留意個人慣用詞

你是否留意自己平時說話使用的慣用詞呢？

幾次線上會議的經驗下來，我觀察到 A 同事很常使用「然後」作為句子之間的連接、B 同事幾乎都用「目前」作為句子開頭…..。

如前面所提，由於線上會議高度依賴我們的聽覺，因此，平時線下會議沒有被注意到的說話習慣，會很輕易地被放大。那麼，當你聽到同事們這些慣用詞時，你有什麼感受呢？

當我不停地聽到某位同事高頻地重複特定詞彙（像是「然後」、「就是」），就會下意識地認為對方有些緊張，又或者這本來就是他的說話習慣。然而，不管原因為何，我們都知道這些慣用詞在會議中並沒有任何正向作用，反而會使聆聽者接受過多的雜訊。

因此，不妨下次會議留意自己所使用的慣用詞，如果頻率很高，可以設法用其他的詞彙取代。這麼一來，其他人聽了也會更加順暢喔！

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Tips 3：適當停頓，詢問意見

過去在線下會議中，當我們發現某位主管表情不對，或是某位同事疑似要發言，可以很快地停下來徵詢他們的建議，或是邀請他們發表看法。

然而，當場景從線下轉為線上，當你作為某場會議的發言人，很難察覺其他人在會議過程的反應（更多時候大家都是靜音的狀態XD）。這時候適當地停頓，詢問大家的意見就變得十分重要。

你可以選擇在說明完一個主題，或是討論告一個段落時，詢問大家是否有要補充的地方。當然，你也可以在會議開頭就先告知大家，過程中針對有疑問的地方可以隨時打斷。這麼一來，除了能提供大家交流想法的機會，也能提升大家在會議中的專注力。

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Tips 4：使用螢幕分享

據我所知，幾乎所有線上會議軟體（如 Google Meet、Zoom）都有螢幕分享的功能。我個人對於此功能可說是愛不釋手，螢幕分享除了可以填補視訊會議畫面上的空白，也能幫助會議上其他人了解目前會議進展到什麼地方，而不會迷失在討論之中。

因此，建議大家針對比較正式，或是超過兩人的會議，可以事先準備相關會議資料，比如：列下會議中要討論的幾個方向。等到會議開始時，再用螢幕分享的功能投影要分享的內容，如此一來，大家也較能掌握整個會議的討論方向。

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Tips #5：控制會議時間

線上會議的發起，與線下會議相比容易許多，基本上只要事先瀏覽對方的行事曆，再簡單與對方打聲招呼，就能快速預約一場會議。

而我也發現，自從居家上班之後，開會的頻率也提升不少。原因在於過去在辦公室，對方也許能夠直接走到你的座位旁找你討論。然而現在只能通過會議、訊息的方式來交流。

在這樣的情況下，控制會議時間就變得十分重要。太長的會議很容易使人分散注意力，也會降低工作效率。以我自己而言，會議時間過了 30 分鐘以後，就可以開始感受到注意力下滑，或是開始分心。

那麼要如何控制會議時間呢？建議大家可以提前在會議前寫好一份 Meeting Notes 並分享給與會者，讓大家了解到這場會議的目的、要討論的內容，以及是否有要事先準備的資料，會議當下可以參考 Tips #4 提到的螢幕分享，讓大家在會議過程中不會失焦或是偏離主題。

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Tips #6：能靜音就不開麥克風

相信大家都聽過不少開會時忘記關麥克風所發生的糗事吧！不過比起這樣的糗事，我們更常遇到與會者沒有關上麥克風，導致耳機不小心將背景噪音收進去的情況。

在這樣的情況下，可能會帶給其他與會者不佳的會議體驗。由於你並沒有開口說話（也可能完全沒有意識到自己的背景噪音被收進去），因此發言人有時也會不好意思請你關閉麥克風。

雖然開著麥克風參與會議，能增加自己發言時的便利性，但若是不會在會議中頻繁發言，或是參加的會議人數較多，建議可以體貼關閉麥克風。

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Tips #7：善用會議室「聊天」功能

看到這個標題，你可能會感到納悶：既然大家都在同個線上會議室了，何必使用「聊天功能」呢？雖然聊天功能並非每次線上會議都會被使用，不過面對一些情境時，卻意外地實用。

比如，會議開到一半時，你臨時有事需要提前離開，這時若打斷發言者會顯得有些失禮，但又不想默默退出會議室，這時「聊天」功能就派上用場啦！

你可以使用此功能留言自己有事先離開，這樣不僅能夠尊重所有與會者，也無需打斷他人發言。

另外一種情況是，當你面對多人的線上會議場合，比如：幾百人的線上分享會。這時也可以通過聊天功能與其他參與者互動，如此可以避免發生冷場的情況，還可以在會議上與他人建立連結。

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總結

這篇文章提到的 7 個線上會議 tips 其實不僅適用於線上，也可以應用在線下會義，讓會議流程更加順暢。

線上會議雖然增加工作的便捷性，不過如何去習慣、讓線上會議達到較佳的效果又是另一回事。因此，上面提到的 tips 建議大家可以實際運用於工作上，並針對個人偏好再做出調整。